Verifactu: ¿cuántos de tus sistemas emiten facturas?
Verifactu no se resuelve comprando un programa de facturación. La norma obliga a que cada sistema que expide facturas cumpla los requisitos y tenga su propia certificación, incluido el que desarrollaste tú. El trabajo real es el inventario: saber cuántos sistemas de tu operación pueden emitir una factura. Casi ninguna empresa lo sabe.
¿A quién afecta y desde cuándo?
Afecta a quien expide facturas con ayuda de algún sistema informático y no está en el SII. La Agencia Tributaria lo resume en lo que llama la regla de los cuatro NO: no facturar exclusivamente a mano, no estar acogido al Suministro Inmediato de Información, no tener domicilio fiscal en País Vasco o Navarra y no disponer de una resolución de no aplicación en vigor.
Ese segundo NO deja fuera a las empresas grandes, que ya envían sus registros por el SII. Y deja dentro justo a la franja intermedia: la empresa que creció, montó sistemas por el camino y nunca tuvo que rendir cuentas técnicas de ellos.
Las fechas se movieron. Según la nota informativa de la Agencia Tributaria, tras la modificación del Real Decreto-ley 15/2025, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. El periodo previo es de pruebas.
¿Cuántos sistemas de tu empresa pueden expedir una factura?
Esta es la pregunta que decide el tamaño del trabajo, y rara vez se hace. La Agencia Tributaria define un sistema informático de facturación por tres acciones: admite datos de facturación por cualquier vía, conserva esa información y la procesa para producir resultados derivados, como los libros registro de IVA.
No dice programa de facturación. Dice conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas. Con esa vara, un TPV entra. También el módulo de facturación del ERP, y el portal desde el que se genera la factura del cliente. Una hoja de cálculo que emite simplificadas y luego alimenta los libros cumple las tres acciones igual que cualquier programa comprado.
Los datos del INE sugieren cuántas piezas suele haber en juego. En la encuesta sobre uso de TIC en las empresas (año 2024 y primer trimestre de 2025), el 63,6% de las empresas con conexión a internet y diez o más empleados usa un ERP y el 34,5% usa un CRM. El 26,6% de las empresas de diez o más empleados vendió por comercio electrónico durante 2024. La encuesta no cuenta puntos de emisión de factura, y por eso el inventario hay que levantarlo en casa: cada una de esas piezas es candidata a expedir.
Si el software lo hiciste tú, lo certificas tú
Aquí está el punto que cambia decisiones. Cada sistema en operación necesita una certificación emitida mediante declaración responsable de su productor, según el artículo 13.1 del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. La Agencia Tributaria lo dice sin rodeos: si el software lo desarrolló la propia empresa, es esa empresa la que debe certificarlo.
Y hay una segunda vuelta, más incómoda. Las ampliaciones hechas por un productor distinto al del programa original no quedan cubiertas por la certificación original. La Agencia Tributaria separa dos casos. Si la ampliación la realiza el usuario del sistema con medios propios, incluido personal contratado o subcontratado que depende de él, el responsable es el usuario, que como productor de esa ampliación debe firmar su declaración responsable. Si en cambio el usuario contrata la ampliación como producto a una tercera empresa que la realiza y la entrega, es esa tercera empresa quien la certifica.
Traducido a la práctica: el desarrollo a medida que se montó hace tres años para que el ERP hiciera lo que tu operación necesitaba lleva certificación aparte, y quién la firma depende de cómo se hizo. Si lo levantó tu equipo, o gente subcontratada que dependía de ti, el productor eres tú. Si se lo compraste como producto a otra empresa, el productor es ella. Tu proveedor de ERP certifica su producto en su versión. Lo que le añadiste, no.
Hay una válvula de escape, y conviene conocerla antes de entrar en pánico. La Agencia Tributaria aclara que una ampliación que solo añade utilidades sin afectar ni alterar los requisitos obligatorios del reglamento no obliga a ese segundo productor a certificar. Unas pantallas de estadísticas, por ejemplo. La certificación es obligatoria cuando la ampliación toca lo que el reglamento protege: la generación, la firma o la remisión de los registros, el cálculo de la huella y la trazabilidad.
La cuenta se hace por productor, producto y versión. Y cuando el sistema tiene componentes de varias empresas, debe haber tantas certificaciones como componentes afecten al cumplimiento, todas disponibles para el usuario.
El sistema viejo que todavía sabe facturar
La segunda sorpresa aparece en el armario. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona con 50.000 euros por ejercicio la tenencia de sistemas no certificados cuando deberían estarlo. La Agencia Tributaria matiza que la tenencia se entiende referida a la funcionalidad de facturar: si el programa antiguo solo guarda el histórico y ya no puede emitir facturas, puede no vulnerarse la norma.
La palabra que pesa es puede. Si después de la fecha límite se detecta un sistema no adaptado con capacidad de emitir facturas, la propia tenencia consuma la infracción, previa valoración del comportamiento del obligado y de su responsabilidad. La recomendación de la Agencia Tributaria es exportar los registros y desinstalar, o modificar el programa para que sea imposible emitir facturas a partir de una fecha.
Nadie puede desinstalar lo que no ha inventariado. Por eso el inventario va antes que la compra.
Un ejemplo, y es una hipótesis
Distribuidora de material eléctrico, sesenta personas, fuera del SII. Compró un ERP hace seis años. Tiene dos TPV en el mostrador de recogidas. Hace tres años encargó a un estudio externo un portal donde los clientes profesionales cierran pedidos y el sistema les genera la factura. Y mantiene una hoja de cálculo con la que administración emite las simplificadas de las ventas al público y de la que salen los libros registro de IVA.
Cuatro tipos de sistema donde puede nacer una factura, cinco puntos de emisión contando los dos TPV. Cuatro productores que identificar: el del ERP, el del TPV, el estudio que entregó el portal y la propia empresa, que es quien mantiene la hoja de cálculo. Si la dirección pregunta al proveedor del ERP si está cubierta, la respuesta honesta del proveedor es que cubre su producto en su versión. Del portal responde el estudio, y hay que pedirle su declaración por escrito. De la hoja de cálculo no responde nadie más que la casa.
Los números de este escenario son una hipótesis de trabajo, no una medición de un cliente. Sirven para enseñar dónde mirar, no para estimar tu coste.
La decisión no es de compras
Comprar un programa adaptado resuelve un punto de emisión. No resuelve tener cuatro.
La decisión que sí escala es arquitectónica y es la de siempre: definir cuál es el sistema donde nace la factura y hacer que los demás le pasen datos en lugar de emitir por su cuenta. El TPV registra la venta y el portal la muestra. Quien expide es uno solo.
Eso reduce el número de certificaciones a mantener y deja una única cadena de registros. También concentra en un sitio el registro de eventos que después permite explicar qué pasó. Y cambia una costumbre bastante extendida: tocar la base de datos para arreglar una factura mal emitida. La Agencia Tributaria establece que, una vez emitida la factura, su registro solo se altera mediante nuevos registros de facturación, así que el acceso directo deja de ser una operativa admisible.
Ese trabajo tiene un subproducto que sobrevive a la norma. Al terminar sabes qué sistemas tienes, quién responde por cada uno y por dónde entra cada dato. Es el mismo mapa que hace falta para revisar la operación con criterio cada mes, y la mayoría de las empresas nunca encuentra un motivo para levantarlo.
Ahora hay una fecha.
Preguntas frecuentes
Mi proveedor de software dice que se encarga de todo. ¿No basta con eso?
Basta para su producto y para la versión que tengas instalada. No alcanza a las ampliaciones que se hicieron sobre él, que llevan certificación propia cuando tocan los requisitos del reglamento. Si esa ampliación la levantó tu equipo, o personal subcontratado que dependía de ti, la Agencia Tributaria te considera productor a ti. Si se la compraste como producto a otra empresa, el productor es esa empresa. Pide cada declaración responsable por escrito y comprueba qué versión y qué componentes cubre.
Facturamos algunas cosas desde una hoja de cálculo. ¿Eso también cuenta?
La definición de la Agencia Tributaria no habla de programas de facturación sino de conjuntos de hardware y software que admiten datos de facturación, los conservan y los procesan para obtener resultados derivados. Una hoja que emite facturas, las guarda y alimenta los libros de IVA cumple las tres. Conviene revisar cada caso con tu asesoría antes de dar por hecho que queda fuera.
No tenemos equipo técnico para firmar una declaración responsable. ¿Qué hacemos?
Pocas empresas de este tamaño lo tienen, y la salida no es improvisar. Primero se levanta el inventario de sistemas que expiden facturas, que es trabajo de operación y no de programación. Después se decide, sistema por sistema, qué se retira, qué se sustituye por producto certificado de un tercero y qué queda como desarrollo propio con alguien que responda técnicamente por él.
El siguiente paso
Si sospechas que en tu empresa hay más de un sitio donde nace una factura y nadie ha hecho la lista, el Diagnóstico de Arquitectura Operacional es una conversación de 30 minutos sobre cómo está montada tu operación, antes de cualquier propuesta técnica: agenda la conversación.
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