# Reforma tributária: o gargalo está no seu cadastro > O fornecedor atualiza o sistema fiscal. O dado que preenche o campo continua sendo seu. Por que o cadastro virou o gargalo da reforma tributária. - Autor: Marlon Trettin - Publicado: 2026-08-24 · Atualizado: 2026-08-25 - Idioma: pt-BR - Canonical: https://yowpi.com/blog/reforma-tributaria-gargalo-esta-no-cadastro --- Atualizar o ERP não deixa sua empresa pronta para a reforma tributária. O fornecedor entrega os campos de IBS e CBS na nota fiscal. Quem preenche esses campos é o seu cadastro de produtos, clientes e fornecedores, e ele continua sendo seu. A reforma não testa o software que você comprou. Testa a informação que entra nele. ## TL;DR - Desde 1º de agosto de 2026 acabou a dispensa de multas por erro ou omissão de IBS e CBS nos documentos fiscais. - Numa pesquisa da Roit com 70 gestores de médias e grandes empresas, amostra pequena e de base própria, 1% considerou a área de TI pronta para conviver com os dois sistemas tributários. - O gargalo saiu do software e foi para o cadastro: descrição do item, classificação fiscal, dados do cliente, regra de tributação. - Empresas do Simples Nacional têm até setembro de 2026 para escolher como serão tributadas em 2027. ## O que mudou em agosto de 2026? Acabou a tolerância. Desde janeiro de 2026 as empresas fora do Simples Nacional destacam IBS e CBS nas notas, com valor informativo e sem cobrança. O Comitê Gestor do IBS e a Receita Federal combinaram um período sem sanções para falhas de preenchimento, válido até o primeiro dia do quarto mês seguinte à publicação dos regulamentos dos dois tributos, [conforme o comunicado do CGIBS](https://www.cgibs.gov.br/reforma-tributaria-comeca-em-2026-com-periodo-de-adaptacao-destaque-informativo-dos-novos-tributos-e-dispensa-de-penalidades). Os regulamentos saíram em 30 de abril. A conta fechou em 1º de agosto. Como resumiu o [Convergência Digital](https://convergenciadigital.com.br/governo/reforma-tributaria-1o-de-agosto-marca-inicio-da-exigencia-de-obrigacoes-acessorias-e-penalidades/), a partir dessa data o desafio das empresas deixou de estar concentrado na leitura jurídica da norma e passou para capacidade operacional, integração tecnológica e consistência fiscal. O tamanho da penalidade já está escrito. A regulamentação administrativa do IBS descreve 22 infrações relacionadas aos novos tributos, punidas com percentual sobre o valor da operação ou com uma unidade fiscal de R$ 200 cada, [segundo a Agência Senado](https://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2026/01/02/ano-de-2026-marca-implementacao-da-reforma-tributaria). A empresa notificada tem 60 dias para regularizar antes de ser punida. ## Por que atualizar o sistema não resolve? Porque o sistema é um recipiente. Ele não sabe sozinho se o item que você vende é bem ou serviço, qual classificação fiscal se aplica, se aquele cliente aproveita crédito, se aquela operação tem regra específica. Essa informação vem do cadastro. E o cadastro está atrasado. Um levantamento da Roit ouviu, entre maio e junho de 2026, 70 diretores e gestores das áreas financeira, fiscal e de tecnologia de médias e grandes empresas. O percentual que declarou a própria TI pronta para operar com os dois sistemas tributários convivendo foi de 1%, o equivalente a um respondente. Outros 40% ainda estavam planejando as adequações e 13% sequer tinham começado a discussão interna, [de acordo com o Convergência Digital](https://convergenciadigital.com.br/governo/reforma-tributaria-apenas-1-das-empresas-diz-ter-ti-pronta-para-enfrentar-as-mudancas/). Leia isso como sinal, não como censo. A amostra é pequena e sai da base de clientes de uma fornecedora de tecnologia fiscal, que tem interesse no resultado. O valor do número está na direção, e a direção é a mesma que a imprensa especializada vem descrevendo desde julho. O número mais desconfortável dessa mesma pesquisa é outro: 82% dos entrevistados acham que seus principais fornecedores não estão preparados ou estão pouco preparados. O crédito que a sua empresa vai aproveitar depende da nota que o fornecedor emite. A qualidade do cadastro dele entra na sua apuração. Do lado de cá, o diagnóstico do [Portal Contábeis](https://www.contabeis.com.br/noticias/78938/reforma-tributaria-cadastros-viram-novo-gargalo/) é direto: enquanto a adequação tecnológica avança, a qualidade dos cadastros continua sendo o ponto crítico, e é comum que áreas distintas da mesma empresa trabalhem com cadastros próprios. Comercial tem o seu, compras tem outro. Cada base dessas existe porque alguém precisou de um campo que a base oficial não tinha e resolveu sozinho. O resultado é uma [ausência de decisão sobre onde mora o dado](/blog/centralizacao-de-dados-mitos-e-verdades), acumulada por anos de omissão. Você não tem um problema de sistema fiscal. Tem um problema de arquitetura de cadastro, que o calendário tributário acabou de tornar visível. ## Onde o cadastro quebra na prática O cenário abaixo é hipotético, montado com uma estrutura que aparece com frequência em operações de distribuição. Os números são ilustrativos, não medição. Uma distribuidora tem quatro mil itens ativos. Quando o comercial fecha a venda de algo que não está cadastrado, o vendedor pede o item por mensagem e alguém do faturamento cria na hora, para não segurar a nota. A descrição sai como o vendedor falou. A classificação fiscal é copiada de um item parecido, porque parecido resolve. Isso nunca doeu enquanto o item parecido estava certo e o erro morria dentro de casa. Agora o mesmo cadastro alimenta o destaque de IBS e CBS, a apuração e o crédito de quem compra dessa distribuidora. Um item mal classificado deixou de ser um detalhe do faturamento. O ERP faz o que foi mandado fazer. O que falta ali é uma regra sobre quem pode criar um item, com qual informação mínima, e qual registro vale quando dois sistemas discordam. Foi a decisão que a [SuperVida](/cases/super-vida) tomou ao tirar a gestão de contratos de uma base em Airtable e levar para um sistema próprio: um registro só, com regra de quem cria e com qual informação. ## Quatro perguntas para testar o seu cadastro esta semana 1. Quem pode criar um produto ou um cliente novo, e o que o sistema exige antes de deixar salvar? 2. Se comercial, financeiro e fiscal listarem os clientes ativos hoje, os três números batem? 3. Você consegue extrair, em uma consulta, todas as classificações fiscais em uso e quantos itens estão em cada uma? 4. Quando um cadastro muda, quantos lugares precisam ser atualizados à mão? As respostas dizem mais sobre a prontidão da empresa do que qualquer selo de conformidade do fornecedor. Se a segunda pergunta não tem resposta única, existe mais de uma fonte da verdade sobre cliente, e [a qualidade do dado já está corroendo decisões](/blog/qualidade-dados-decisoes-certas) muito antes de aparecer numa nota rejeitada. ## O que decidir até setembro Empresas do Simples Nacional e MEIs têm até setembro de 2026 para informar se, em 2027, seguem no regime favorecido ou migram para o novo sistema, [conforme a Agência Senado](https://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2026/01/02/ano-de-2026-marca-implementacao-da-reforma-tributaria). A decisão é tributária e cabe ao contador. O problema é que ela depende de informação que muita empresa não tem à mão: quanto do faturamento vem de clientes que aproveitam crédito, qual a composição de compras entre fornecedores dentro e fora do Simples, qual a margem real por linha de produto. Quem tem isso num lugar decide numa tarde. Quem tem em cinco planilhas decide no escuro. O prazo não espera a arrumação da casa. ## Perguntas frequentes **Minha equipe controla produtos numa planilha e nunca deu problema. Preciso mudar por causa da reforma?** Depende de qual papel a planilha ocupa. Se ela é a versão correta e o sistema fiscal recebe uma cópia manual dela, você tem duas fontes da verdade e uma delas emite nota. Com IBS e CBS, o dado do cadastro passa a alimentar a apuração e o crédito de quem compra de você, e o erro deixa de ser interno. Comece decidindo onde mora o registro que vale, antes de trocar qualquer ferramenta. **Já tenho ERP, emissor de notas e uma planilha de preços. Vou ter que integrar tudo isso agora?** Não tudo, e não de uma vez. Os fornecedores de sistemas emissores vêm liberando os campos e leiautes novos, e a orientação do CGIBS é confirmar essa adequação com o contador e com o fornecedor do seu emissor. O que precisa fluir sem digitação humana é um caminho só: do cadastro de item e de cliente até o documento fiscal. Preço, comissão e o resto da planilha podem esperar a segunda rodada. **Não tenho equipe para revisar milhares de cadastros. Por onde começo?** Pelo que fatura. Ordene os itens pela receita dos últimos doze meses e revise primeiro os que respondem pela maior parte do faturamento, com o contador validando a classificação. Em paralelo, feche a porta de entrada: defina os campos obrigatórios para criar item e cliente novos, para não continuar produzindo passivo enquanto limpa o antigo. ## O próximo passo Se a leitura acima descreveu a sua operação, o assunto não é escolher software fiscal, é decidir onde mora cada dado antes que o calendário decida por você. O Diagnóstico de Arquitetura Operacional é uma conversa de 30 minutos para mapear exatamente isso. [Comece por aqui](/contato).